Berdasarkan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Pasal 58 Ayat 4 bahwa Data Kependudukan yang digunakan untuk semua keperluan adalah Data Kependudukan dari Kementerian yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan dalam negeri, antara lain untuk pemanfaatan: a) Layanan Publik; b) Perencanaan Pembangunan; c) Alokasi Anggaran; d) Pembangunan Demokrasi; dan e) Penegakan Hukum dan Pencegahan Kriminal. Data Kependudukan dimaksud berasal dari data register Dinas Dukcapil kabupaten/kota yang telah diolah dalam aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dan telah dikonsolidasikan serta dibersihkan oleh Kemendagri melalui Ditjen Dukcapil.

Data Kependudukan tersebut dapat berupa data agregat maupun data perseorangan. Data agregat, merupakan himpunan data perseorangan yang berupa data kuantitatif dan data kualitatif, dapat diakses melalui website resmi Dukcapil atau diminta langsung ke Dinas Dukcapil kabupaten/kota melalui surat dari pimpinan lembaga pengguna. Sedangkan, data perseorangan dapat diakses setelah mendapatakan izin dari Kementerian melalui PKS terlebih dahulu.

Sesuai dengan amanah Undang-Undang Adminduk di atas, Menteri dapat memberikan Hak Akses Data Kependudukan dengan mempertimbangkan aspek perlindungan data perseorangan dan kemanan negara karena Data Perseorangan dan dokumen kependudukan wajib disimpan dan dilindungi kerahasiaannya oleh Negara. Artinya, petugas dan pengguna data kependudukan tidak boleh menyebarluaskan data kependudukan yang tidak sesuai dengan kewenangannya.

Berdasarkan Permendagri Nomor 102 Tahun 2019 tentang Pemberian Hak Akses dan Pemanfaatan Data Kependudukan, Menteri Dalam Negeri mendelegasikan pemberian hak akses pemanfaatan data kependudukan tersebut kepada Dirjen Dukcapil untuk petugas Dukcapil Provinsi, petugas Dukcapil kabupaten/kota dan pengguna. Pengguna kabupaten/kota terdiri dari organisasi perangkat daerah dan Badan Hukum Indonesia (BHI) tingkat kabupaten/kota yang tidak ada hubungan vertikal dengan BHI pusat dan BHI provinsi.

Apa saja syarat dan bagaimana tata cara pengajuan pemberian hak akses pemanfaatan data kependudukan perseorangan Dukcapil untuk pengguna kabupaten/kota? Berikut penjelasannya.

• Pimpinan lembaga pengguna mengajukan surat permohonan pemanfaatan data kepada Bupati/Walikota melalui Dinas Dukcapil;

• Bupati/Walikota melalui Dinas Dukcapil meneruskan surat permohonan lembaga pengguna tersebut kepada Dirjen Dukcapil yang disertai penjelasan yang paling sedikit memuat: nama pengguna, tujuan pemanfaatan data kependudukan, elemen data kependudukan yang akan diakses, metode akses data kependudukan, data balikan yang akan diberikan, dan jangka waktu PKS.

• Dirjen Dukcapil atas nama Menteri memberikan persetujuan atau penolakan atas permohonan pemanfaatan data kependudukan sebagaimana dimaksud melalui surat;

• Persetujuan Dirjen Dukcapil ditindaklanjuti dengan PKS antara Disdukcapil dengan perangkat daerah atau dengan BHI kabupaten/kota;

• PKS yang telah disepakati, ditandatangani oleh Kepala Dinas Dukcapil dengan kepala/pimpinan lembaga pengguna dan dimplementasikan dengan petunjuk teknis;

• PKS yang telah ditandatangani disampaikan ke Dirjen Dukcapil untuk pembukaan akses data warehouse (gudang data) yang dikelola Kemendagri melalui Ditjen Dukcapil.

Hak dan Kewajiban Lembaga Pengguna dalam Pemanfaatan dan Akses Data Kependudukan

Dalam PKS Pemanfaatan Data kependudukan, lembaga pengguna memiliki hak-hak sebagai berikut, yakni: mendapatkan hak akses secara terbatas data kependudukan (NIK, Data Kependudukan, dan KTP-el); dan mendapatkan bimbingan teknis dan pendampingan teknis pemanfaatan NIK, Data Kependudukan, dan KTP-el serta penggunaan perangkat pembaca KTP-el atas biaya lembaga pengguna.

Sedangkan kewajiban lembaga pengguna meliputi: mencantumkan NIK yang sudah dijamin ketunggalannya dalam dokumen yang diterbitkan; memberikan data balikan sesuai PKS; bertanggung jawab sebagai pemegang hak akses atas data kependudukan yang diakses; memberikan layanan berbasiskan KTP-el dan tidak mempertimbangkan tempat penerbitan KTP-el; menyediakan tenaga teknis dan perangkat pembaca KTP-el (Card Reader) minimal 1 unit dalam waktu 1 tahun, sesuai dengan spesifikasi (https://sifilma.kemendagri.go.id) beserta kartu secure access module (SAM); menyediakan dukungan anggaran untuk pelaksanaan bimbingan teknis dan pendampingan teknis implementasi pemanfaatan NIK, Data Kependudukan, dan KTP-el; membuat laporan berkala mengenai pelaksanaan pemanfaatan NIK, Data Kependudukan dan KTP-el kepada Dinas Dukcapil setiap semester atau sewaktu-waktu sesuai kebutuhan; membantu sosialisasi pemanfaatan NIK, Data Kependudukan, dan KTP-el melalui media cetak dan/atau elektronik; menjamin kerahasiaan, keutuhan, dan kebenaran data, serta tidak melakukan penyimpanan data kependudukan yang telah diakses dan tidak memberikan data kepada pihak lain.

Khosyi’ah Nadjib